Գիտաժողովն անցկացվելու է անգլերենով, ուստի բոլոր ամփոփագրերը և հետազոտությունները անհրաժեշտ է ներկայացնել միայն անգլերենով։

Հայտատուն պետք է լինի հեղինակ կամ համահեղինակ և մասնակից-զեկուցողներից մեկը։

Բոլոր նամակագրությունները տեղի են  ունենալու հայտ ներկայացնողի հետ։

Մեկ հայտ ներկայացնողը հնարավորություն ունի ներկայացնելու առավելագույնը երկու ամփոփագիր։

Ամփոփագիրը ներկայացվում է գրանցման ընթացքում. անհրաժեշտ է ուղարկել ներկայացվող հետազոտության ամփոփագիրը (200-ից 400 բառ), որը պետք է ներառի հետազոտության նպատակը, կիրառված մեթոդը և տվյալները։ 

Ներկայացված հետազոտությունները կքննարկի գիտական կոմիտեն, որն իրավունք ունի մերժելու կամ ընդունելու ներկայացված հայտերը կամ տեղափոխելու մի բաժանմունքից մյուսը։